export a mySQL database table to an EXCEL file.
database table dump to WORD document possible also.

“mySQL to excel” makes use of the built-in PHP functions date( ), mysql_connect( ), mysql_error( ), mysql_errno( ), mysql_select_db( ), mysql_query( ), header( ), mysql_fetch_row( ), mysql_num_fields( ), mysql_field_name( ), str_replace( ), trim( ) and preg_replace( ).

001 <?php
002 
003 //EDIT YOUR MySQL Connection Info:
004 $DB_Server = "localhost";        //your MySQL Server 
005 $DB_Username = "";                 //your MySQL User Name 
006 $DB_Password = "";                //your MySQL Password 
007 $DB_DBName = "";                //your MySQL Database Name 
008 $DB_TBLName = "";                //your MySQL Table Name 
009 //$DB_TBLName,  $DB_DBName, may also be commented out & passed to the browser
010 //as parameters in a query string, so that this code may be easily reused for
011 //any MySQL table or any MySQL database on your server
012 
013 //DEFINE SQL QUERY:
014 //you can use just about ANY kind of select statement you want - 
015 //edit this to suit your needs!
016 $sql = "Select * from $DB_TBLName";
017  
018 //Optional: print out title to top of Excel or Word file with Timestamp
019 //for when file was generated:
020 //set $Use_Titel = 1 to generate title, 0 not to use title
021 $Use_Title = 1;
022 //define date for title: EDIT this to create the time-format you need
023 $now_date = date('m-d-Y H:i');
024 //define title for .doc or .xls file: EDIT this if you want
025 $title = "Dump For Table $DB_TBLName from Database $DB_DBName on $now_date";
026 /*
027  
028 Leave the connection info below as it is:
029 just edit the above.
030  
031 (Editing of code past this point recommended only for advanced users.)
032 */
033 //create MySQL connection
034 $Connect = @mysql_connect($DB_Server, $DB_Username, $DB_Password)
035     or die("Couldn't connect to MySQL:<br>" . mysql_error() . "<br>" . mysql_errno());
036 //select database
037 $Db = @mysql_select_db($DB_DBName, $Connect)
038     or die("Couldn't select database:<br>" . mysql_error(). "<br>" . mysql_errno());
039 //execute query
040 $result = @mysql_query($sql,$Connect)
041     or die("Couldn't execute query:<br>" . mysql_error(). "<br>" . mysql_errno());
042  
043 //if this parameter is included ($w=1), file returned will be in word format ('.doc')
044 //if parameter is not included, file returned will be in excel format ('.xls')
045 if (isset($w) && ($w==1))
046 {
047     $file_type = "msword";
048     $file_ending = "doc";
049 }else {
050     $file_type = "vnd.ms-excel";
051     $file_ending = "xls";
052 }
053 //header info for browser: determines file type ('.doc' or '.xls')
054 header("Content-Type: application/$file_type");
055 header("Content-Disposition: attachment; filename=database_dump.$file_ending");
056 header("Pragma: no-cache");
057 header("Expires: 0");
058  
059 /*    Start of Formatting for Word or Excel    */
060  
061 if (isset($w) && ($w==1)) //check for $w again
062 {
063     /*    FORMATTING FOR WORD DOCUMENTS ('.doc')   */
064     //create title with timestamp:
065     if ($Use_Title == 1)
066     {
067         echo("$title\n\n");
068     }
069     //define separator (defines columns in excel & tabs in word)
070     $sep = "\n"; //new line character
071 
072     while($row = mysql_fetch_row($result))
073     {
074         //set_time_limit(60); // HaRa
075         $schema_insert = "";
076         for($j=0; $j<mysql_num_fields($result);$j++)
077         {
078         //define field names
079         $field_name = mysql_field_name($result,$j);
080         //will show name of fields
081         $schema_insert .= "$field_name:\t";
082             if(!isset($row[$j])) {
083                 $schema_insert .= "NULL".$sep;
084                 }
085             elseif ($row[$j] != "") {
086                 $schema_insert .= "$row[$j]".$sep;
087                 }
088             else {
089                 $schema_insert .= "".$sep;
090                 }
091         }
092         $schema_insert = str_replace($sep."$", "", $schema_insert);
093         $schema_insert .= "\t";
094         print(trim($schema_insert));
095         //end of each mysql row
096         //creates line to separate data from each MySQL table row
097         print "\n----------------------------------------------------\n";
098     }
099 }else{
100     /*    FORMATTING FOR EXCEL DOCUMENTS ('.xls')   */
101     //create title with timestamp:
102     if ($Use_Title == 1)
103     {
104         echo("$title\n");
105     }
106     //define separator (defines columns in excel & tabs in word)
107     $sep = "\t"; //tabbed character
108 
109     //start of printing column names as names of MySQL fields
110     for ($i = 0; $i < mysql_num_fields($result); $i++)
111     {
112         echo mysql_field_name($result,$i) . "\t";
113     }
114     print("\n");
115     //end of printing column names
116 
117     //start while loop to get data
118     while($row = mysql_fetch_row($result))
119     {
120         //set_time_limit(60); // HaRa
121         $schema_insert = "";
122         for($j=0; $j<mysql_num_fields($result);$j++)
123         {
124             if(!isset($row[$j]))
125                 $schema_insert .= "NULL".$sep;
126             elseif ($row[$j] != "")
127                 $schema_insert .= "$row[$j]".$sep;
128             else
129                 $schema_insert .= "".$sep;
130         }
131         $schema_insert = str_replace($sep."$", "", $schema_insert);
132         //following fix suggested by Josue (thanks, Josue!)
133         //this corrects output in excel when table fields contain \n or \r
134         //these two characters are now replaced with a space
135         $schema_insert = preg_replace("/\r\n|\n\r|\n|\r/", " ", $schema_insert);
136         $schema_insert .= "\t";
137         print(trim($schema_insert));
138         print "\n";
139     }
140 }
141  
142 ?>